TÉRMINOS Y CONDICIONES INTEGRAL DE MAQUILAS
1. Objeto
Los presentes Términos y Condiciones regulan la relación comercial entre INTEGRAL DE MAQUILAS S.A.S. (en adelante "IDM") y sus clientes (en adelante "el Cliente"), en el marco de la prestación de servicios de maquila para la fabricación de productos naturales en presentación de softgel, polvo y fibras, así como los procesos de cotización y contratación asociados a dichos servicios.
2. Cotizaciones
2.1. Las cotizaciones emitidas por IDM tienen una vigencia de quince (15) días calendario contados a partir de su fecha de expedición, salvo que se indique un plazo distinto por escrito.
2.2. Las cotizaciones se elaboran con base en el producto seleccionado del portafolio de IDM o, en su defecto, en la información técnica suministrada por el Cliente para la gestión de su propio registro. Cualquier modificación posterior a estos parámetros (cambio de fórmula, presentación, empaque o volumen) dará lugar a un ajuste en el valor y en el plazo cotizado.
2.3. Los precios cotizados no incluyen IVA ni otros impuestos aplicables, salvo que se indique expresamente lo contrario.
2.4. La cotización no constituye una obligación de producción hasta tanto no se formalice la orden de servicio y se cumplan las condiciones comerciales pactadas (ver numeral 4).
2.5. La cantidad mínima de producción por orden (MOQ) es de 50 unidades, salvo excepciones autorizadas expresamente por la gerencia de IDM.
3. Contratación del servicio
3.1. La contratación se formaliza mediante la aceptación por escrito de la cotización (correo electrónico, orden de compra o documento equivalente) y/o la firma del contrato de maquila correspondiente.
3.2. El Cliente deberá suministrar a IDM, previo al inicio de producción:
a) Selección del producto: el Cliente selecciona el producto a maquilar dentro del portafolio de fórmulas y registros sanitarios propios de IDM. En caso de que el Cliente requiera una fórmula o producto que no haga parte del portafolio de IDM, este podrá prestar el servicio de asesoría y gestión para la obtención del registro sanitario propio del Cliente, lo cual generará un costo adicional que será informado previamente.
b) Especificaciones técnicas del producto terminado y del material de empaque (formato, gramaje, presentación).
c) Registro sanitario INVIMA vigente, únicamente cuando el producto se maquile bajo registro propio del Cliente y no bajo el portafolio de IDM.
d) Artes finales de empaque, etiquetas y demás material de envase, en los formatos requeridos por IDM.
3.3. El plazo de producción inicia a partir de la confirmación del pedido, el pago del anticipo del 50% (obligatorio en todos los casos) y la recepción completa de la información y materiales señalados en el numeral 3.2. La demora del Cliente en la entrega de estos insumos modificará proporcionalmente el plazo de entrega.
3.4. IDM se reserva el derecho de rechazar o suspender una orden cuando la información suministrada sea insuficiente, inconsistente o no cumpla con la normatividad sanitaria vigente.
3.5. Aprobación de artes y etiquetas: el proceso de revisión y ajuste de artes no tiene un número máximo de rondas. La aprobación final está a cargo del equipo de calidad de IDM, gestionada a través del asesor comercial asignado al Cliente. El inicio de producción está sujeto a la aprobación final del arte por parte de IDM.
4. Condiciones comerciales y forma de pago
4.1. El pago se realizará así: 50% de anticipo, obligatorio para la confirmación e inicio de la orden, y 50% restante contra entrega del producto terminado.
4.2. Los precios podrán ser ajustados por IDM ante variaciones significativas en el costo de materias primas, insumos o condiciones de mercado, previa notificación al Cliente.
4.3. El incumplimiento en los pagos pactados faculta a IDM para suspender la producción y/o la entrega del producto hasta la normalización del pago, sin que ello genere responsabilidad para IDM por los retrasos derivados.
4.4. Cancelación de la orden: si al momento de la solicitud de cancelación ya se ha comprado la materia prima y/o iniciado el proceso de producción, no habrá lugar a devolución del dinero pagado por concepto de anticipo.
5. Plazos y condiciones de entrega
5.1. Los tiempos de entrega se informarán en la cotización u orden de servicio y se contabilizan en días hábiles a partir del cumplimiento de las condiciones del numeral 3.3.
5.2. IDM no será responsable por retrasos derivados de causas no imputables a su gestión, incluyendo pero sin limitarse a desabastecimiento de materias primas por parte de proveedores, fuerza mayor o caso fortuito (ver numeral 12).
5.3. La entrega se realizará en las instalaciones de IDM, salvo que se pacte servicio de transporte o despacho, cuyo costo y riesgo correrán por cuenta del Cliente a partir de la entrega al transportador.
6. Exclusividad
IDM no otorga exclusividad de producto o fórmula entre distintos clientes que utilicen el mismo producto del portafolio, salvo que se pacte expresamente por escrito una condición de exclusividad, la cual estará sujeta a las condiciones comerciales adicionales que IDM defina para tal efecto.
7. Responsabilidades del Cliente
7.1. Cuando aplique registro propio del Cliente: garantizar que la fórmula, ingredientes y especificaciones suministradas cumplen con la normatividad sanitaria vigente y que cuenta con los derechos y autorizaciones necesarios sobre la marca, fórmula y demás elementos de propiedad intelectual del producto.
7.2. Mantener actualizado y vigente su registro sanitario INVIMA cuando este sea de su titularidad, así como notificar oportunamente a IDM cualquier modificación, renovación, vencimiento o cambio en dicho registro que pueda afectar la producción, el etiquetado o el inventario en proceso.
7.3. Responder por el contenido de las artes, etiquetas y material publicitario suministrado, incluyendo el cumplimiento de la normatividad de rotulado y las tablas de información nutricional cuando aplique.
8. Responsabilidades de IDM
8.1. Ejecutar el proceso de maquila conforme a las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) aplicables y a las especificaciones técnicas aprobadas por el Cliente.
8.2. Mantener vigentes y en regla los registros sanitarios de su propio portafolio, así como garantizar la vida útil (shelf life) declarada del producto cuando este se maquile bajo registro propio de IDM.
8.3. Informar oportunamente al Cliente sobre cualquier inconsistencia técnica, sanitaria o de calidad detectada durante el proceso que pueda afectar la fabricación del producto.
8.4. Guardar confidencialidad sobre las fórmulas, procesos y demás información técnica y comercial del Cliente (ver numeral 10).
9. Registro INVIMA y cambios regulatorios
9.1. Titularidad del registro: la responsabilidad regulatoria frente a las autoridades sanitarias (INVIMA) por el cumplimiento normativo, rotulado y comercialización del producto se determina según la titularidad del registro:
- Cuando el producto se maquile bajo registro sanitario propio de IDM, la responsabilidad regulatoria del registro corresponde a IDM.
- Cuando el producto se maquile bajo registro sanitario propio del Cliente, la responsabilidad regulatoria del registro corresponde al Cliente, sin perjuicio de la responsabilidad de IDM por la correcta ejecución del proceso de maquila conforme a las especificaciones aprobadas.
9.2. Cualquier cambio en un registro sanitario de titularidad del Cliente (renovación, modificación de fórmula, cambio de titular, vencimiento, etc.) que sea notificado después de iniciada la producción, y que implique ajustes en el proceso, empaque o etiquetado, generará un reproceso a cargo del Cliente, incluyendo los costos e inventario de empaque ya elaborado bajo las especificaciones anteriores.
10. Confidencialidad
Toda la información técnica, comercial y de fórmulas compartida entre las partes con ocasión de la cotización y/o ejecución del servicio tendrá carácter confidencial y no podrá ser divulgada a terceros sin autorización previa y escrita de la parte titular, salvo requerimiento de autoridad competente.
11. Propiedad de fórmulas y registros
Las fórmulas, procesos de fabricación y registros sanitarios que hacen parte del portafolio propio de IDM son de su exclusiva propiedad. La terminación de la relación comercial con el Cliente no otorga a este derecho alguno sobre dichas fórmulas o registros, ni obligación para IDM de compartirlos con terceros.
12. Fuerza mayor y caso fortuito
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este se derive de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente acreditados, tales como desastres naturales, disposiciones gubernamentales, paros o situaciones que impidan razonablemente el cumplimiento.
13. Control de calidad, no conformidades y devoluciones
13.1. Defectos aparentes: el Cliente deberá examinar el producto al momento de la entrega. Los defectos de calidad o faltas de cantidad que sean identificables en ese momento deberán objetarse de inmediato; de lo contrario, se entenderá que el producto fue recibido a satisfacción, conforme al artículo 939 del Código de Comercio.
13.2. Vicios ocultos: cuando el producto presente, con posterioridad a su entrega, defectos ocultos cuya causa sea anterior o propia del proceso de maquila, el Cliente podrá reclamarlos dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de entrega, término de prescripción establecido en los artículos 934 y 938 del Código de Comercio. Vencido este plazo, no procederá reclamo alguno por este concepto.
13.3. No se aceptarán reclamos por defectos originados en fórmulas, materias primas o artes suministradas por el Cliente.
14. Garantía del producto
IDM garantiza el producto terminado por defectos de fabricación que le sean imputables durante un plazo de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de entrega. Vencido este plazo, no procederán reclamos por este concepto bajo esta garantía comercial adicional, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 13.2 respecto de vicios ocultos.
15. Cancelación de orden y manejo de inventario
En caso de cancelación de una orden ya confirmada:
- El empaque y material impreso personalizado (etiquetas) con la marca del Cliente será destruido por IDM.
- Los envases no personalizados (sin impresión de marca) serán entregados al Cliente.
- Aplica adicionalmente lo dispuesto en el numeral 4.4 sobre no devolución de dinero cuando ya se haya iniciado producción o comprado materia prima.
16. Tratamiento de datos personales
IDM trata los datos personales suministrados por el Cliente (representante legal, contacto comercial, etc.) conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. El Cliente podrá ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión conforme a dicha política.
17. Cesión
Los derechos y obligaciones derivados de la relación comercial con IDM no son cedibles a terceros. Cualquier cambio en las condiciones, titularidad de marca o estructura del Cliente que implique una modificación sustancial de la relación comercial dará lugar a la terminación del contrato vigente y, de ser el caso, a la suscripción de uno nuevo bajo las condiciones aplicables al momento.
18. Modificaciones
IDM podrá actualizar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento; los cambios aplicarán a las cotizaciones y órdenes de servicio posteriores a su publicación o comunicación al Cliente.
19. Legislación aplicable y jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se rigen por la legislación colombiana. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se resolverá ante los jueces competentes de la ciudad de Cali, Colombia, sin perjuicio de acudir a mecanismos de solución directa o conciliación.
20. Aceptación
La solicitud de cotización, la emisión de una orden de compra o servicio, y/o el inicio de negociaciones comerciales con IDM implican la aceptación plena de los presentes Términos y Condiciones por parte del Cliente.